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写字楼管理细则(一)

发布时间:2013-10-30


    写字楼物业的特性和使用要求,决定了写字楼日常管理的工作内容与管理重点主要在以下几个方面:
一、商务中心的服务与管理
1、商务中心的设备配置
    商务中心设备(中英文处理机、打印机、传真机、电传机、打字机 、电脑、装订机、塑封机、口述录音机、电视、电话、影视设备、投影仪及屏幕、摄像机以及其他的办公用品等)的正常使用和保养,并根据服务项目的增设而添置,这是提供良好服务的保证。
    商务中心人员在使用过程中,应严格按照正常操作程序进行操作,定期对设备进行必要的保养,设备一旦发生故障,应由专业人员进行维修。

2、商务中心的工作程序
    商务中心的服务是小区域、多项目的直接服务。客人对商务中心服务质量的评价是以服务的周到与快捷为出发点的。要做到服务周到快捷,必须依靠经验丰富的工作人员和一套健全的工作程序。

工作程序:
①服务前
    解客户所需服务项目、服务时间及服务要求;向客户讲明收费情况,开据收费通知单并收一定比例的押金。
②服务中
    以准确、快捷为原则,按客人服务要求准时、精确地完成服务。
③服务后
    完成客人所需服务后,填写《商务中心费用收据单》,引导或陪同客人到财务部结账。

注:《商务中心费用收据单》一式三份,一联交给财务部,一联交给客人,一联由商务中心存档。
①商务中心的主要对象是客人,有时写字楼内部人员也因工作需要在商务中心使用设备, 为此制定商务中心签单程序;
②写字楼内部人员到商务中心使用设备,必须是因工作需要;
③使用前,必须由该员工所在部门经理的同意。

注:须在《商务中心设备使用申请单》上填清原因、内容、使用时间及批准人后,在不影响为客人提供服务的前提下使用。使用后须在《费用结算单》上签名。

3、商务中心的服务项目
    写字楼客户业务类型不同,自身办公条件不同,对商务中心的服务范围要求不同。较齐全的商务中心提供的服务项目包括:
(1)翻译服务,包括文件、合同等;
(2)秘书服务,包括各类文件处理;
(3)办公系统自动化服务;
(4)整套办公设备和人员配备服务;
(5)临时办公室租用服务;
(6)长话、传真、电信服务;
(7)商务会谈、会议安排服务;
(8)商务咨询、商务信息查询服务;
(9)客户外出期间保管、代转传真、信件等;
(10)邮件、邮包、快递等邮政服务;
(11)电脑、电视、录像、摄像、幻灯、BP机、手机租赁服务等;
(12)报刊、杂志订阅服务;
(13)客户电信设备代办、代装服务;
(14)文件、名片等印制服务;
(15)成批发放商业信函服务;
(16)报刊剪报服务;
(17)秘书培训服务等。

 

 
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